Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как правильно регистрировать входящие документы с примерами

Активировать демодоступ. Регистрация входящих документов — обязательная процедура, не сложная, но очень ответственная. От того, насколько своевременно и правильно будет зарегистрирован документ, зависит качество и скорость принятия управленческих решений. Поэтому секретарю необходимо знать все нюансы регистрация входящих документов в делопроизводстве, чтобы они были исполнены в срок.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Как правильно регистрировать входящие документы с примерами

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап — регистрация входящих документов. Зарегистрировать поступивший документ — значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму например, в журнал регистрации или регистрационные карточки.

Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка. Проверяют правильность доставки почты, после вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов — всех страниц письма и приложений при их наличии. Или на документе проставляется отметка о получении без приложений, затем дополнительно запрашивают недостающие документы у отправителя.

В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации во время предварительного рассмотрения документов распределяют поступившие документы для дальнейшего их направления руководителю, его заместителям или сразу в подразделения. Необходимо соблюдать баланс: знакомить руководство с важными документами и избавить от потока второстепенных, имеющих оперативное значение.

Исключение из этого правила делают для входящих в список нерегистрируемых, который целесообразно в зависимости от анализа обычно поступающей почты создать. Примерный перечень такой:. Весь свой творческий подход к процессу регистрации входящих документов потому что нормативными актами четко не определен этот процесс, много зависит от индивидуальных предпочтений и организация фактически сама определяет для себя порядок действий следует закрепить в инструкции по делопроизводству.

Если по каким-либо причинам в организации отсутствует инструкция по делопроизводству по идее такого быть не должно , тогда приказами следует утвердить наиболее значимые вопросы по порядку регистрации документов. Далее прочитайте прочитайте о применяющихся на сегодняшний день формах регистрации — журналы регистрации документов по данной ссылке продолжение темы о регистрации входящих документов, без прочтения которой вопрос не будет полностью раскрыт , регистрационные карточки, о набирающей популярность регистрации в системе электронного документооборота СЭД.

Здравствуйте, у меня снова вопрос о распечатке и хранении всех входящих и исходящих документов Организации. Я уже видела, что подобный вопрос задавался И ответ был на него исчерпывающим. Но как доказать зав. В каждом Отделе назначены ответственные за хранение и сдачу в архив документов, по резолюции на документе также есть ответственные за исполнение документов. Бухгалтерия хочет ввести копирование всех документов в приказном порядке и внести этот пункт в Инструкцию по ведению делопроизводства Организации.

Доказать можно тем, что при копировании количество документов и дел увеличится вдвое, потребуются дополнительные площади для их хранения. Кроме того, увеличиваются трудовые затраты на изготовление копий, формирование дел и т. Подскажите, пожалуйста, ставить отметку о принятии документа необходимо на визовом 2-ой, который принесли экземпляре, или заявитель может ЗАКОННО требовать, чтобы ему сделал копию заявления в учреждении куда подает и на ней поставили отметку? Отметка о принятии документа проставляется на втором экземпляре документа, который принес заявитель.

Снимать копию ксерокопию документа принимающая организация не обязана. На что можно ссылаться что организация не обязана делать копию для отметки? Может быть какой-то официальный документ? Сослаться можно только на комментарии к Федеральному закону от В случае необходимости регистрации задним числом будут меняться вторые две цифры. Можно ли сменить порядок нумерации сейчас? Это нигде пока не прописано. Порядковый номер — это номер по порядку, понятно, что 6 следует после 5. Буквенное обозначение — это когда определенному массиву группе регистрируемых документов присваивается свое обозначение.

Поскольку по правилам регистрация приказа проводится в день подписания, входящего документа — в день поступления, то документ с регистрационным номером 6 не может быть по дате раньше документа под номером 5. Теперь по первому вопросу. Изменять принятую систему регистрации документов следует с нового календарного года. Не понятно, зачем включать в регистрационный номер документа обозначение месяца, для этого есть свой реквизит — дата документа.

Если вы хотите каждый месяц начинать регистрацию с 1-го номера, то это тоже не принято. У меня следующий вопрос. Если документ поступил в организацию после Однако на практике это не всегда выполнимо, особенно, когда документооборот большой, а работник, занимающийся регистрацией документов, выполняет ещё и другие функции.

Поэтому обычно документы, поступившие в организацию в конце рабочего дня, регистрируются на следующий рабочий день. Чтобы не было недоразумений в этом вопросе, пропишите в своей инструкции по делопроизводству сроки регистрации поступающих и отправляемых документов. Добрый день, подскажите. Так же есть вопрос по пересылке сообщений. Как фиксировать факт того, что сообщение переслано другому адресату.

В системе электронного документооборота формируется уведомление об отправке документа, а также о получении его адресатом. Если же у Вас нет СЭД, а просто ведется регистрация поступающих и отправляемых документов в электронном виде, то можно завести реестр отправляемых исходящих документов. В учреждение поступило заявление от гражданина, но не через канцелярию, а оставлено на вахте. Далее его передали напрямую в отдел для подготовки ответа. Отсутствие регистрации заявления является ли нарушением и какое последует наказание?

Ответ был дан в устной форме и письменно с небольшим нарушением сроков из-за праздничных дней. Надо было зарегистрировать заявление, хотя бы позже. По поводу наказания — это прерогатива вашего руководства. У меня такой вопрос, сегодня вошло писем от одной компании, можно ли зарегистрировать в книгу регистрации одним числом например: от Одной датой зарегистрировать все письма можно, но под одним номером нельзя. Каждому письму должен быть присвоен свой входящий номер, если эти письма разного содержания и с разными исходящими номерами.

Добрый день, подскажите, пожалуйста, на основании чего присваивается номер Дела? И к какому году архив. В текущем делопроизводстве делам присваивается индекс согласно утвержденной номенклатуре дел. При составлении описи дел присваивается архивный номер номер по порядку согласно утвержденной описи.

Как правило, документ, утвержденный в году, относится к году. Однако план работы на , утвержденный в году, будет относиться к годовому разделу описи за год. Так что уточните, какой конкретно документ затрудняет для вас датировку.

Если нужно подать заявление и один-два документа как приложение , возможно ли вместо оригиналов передать копии, но чтобы секретарь заверила, что копии соответствуют оригинальным? Какой в этом случае документ оставить себе как доказательство, что все нужные документы были переданы и зарегистрированы? В некоторых государственных и муниципальных органах например, собес, пенсионный фонд при приеме копий документов сотрудники заверяют копии, но только при наличии оригиналов. Не знаю, как в вашем случае, уполномочена ли секретарь заверять копии документов.

Поэтому лучше сразу приложить к заявлению заверенные копии. В заявлении надо указать, что копии прилагаются. Для этого в тексте заявления надо написать, какие документы вы предъявляете. Заявление составляется в двух экземплярах, на втором экземпляре вашем секретарь должна сделать отметку, что заявление принято, проставить штамп организации. Это и будет доказательством, что документы приняты. Добрый день! Могу ли я регистрировать документы в журнале регистрации в своем подразделении при условии, что данный журнал зарегистрирован в отделе кадров.

Каким законом это подтверждается? Закона по этому вопросу нет, и быть не может. В организации может быть принята как централизованная, так и децентрализованная система регистрации документов. Этот должно быть прописано в инструкции по делопроизводству организации, либо закреплено соответствующим приказом. Почтой пришел от Заказчика оригинал акта выполненных работ.

Секретарь поставила в правом углу штамп с номером и датой входящего документа. Можно ли на финансовых документах ставить штамп входящего? Права ли она? Если акт прислали без сопроводительного письма, то допускается на акте проставить штамп и регистрационный номер.

Подпись на входящем штампе не проставляется. В службе без-ти есть журналы, кот-е они сами прошили и теперь им надо скрепить прошивку печатью. НО своей печати у них нет.

Какую печать им ставить? Заверительная надпись в журнале и др. Достаточно подписи должностного лица с расшифровкой и даты. Регистрируем служебные записки, заявления в журнале регистрации док-в внутр.

Но отдав рук-лю на подпись, некот-е служебки просто не возвращаются, а остаются у нее, либо рук-ль сама лично передает этот док-т напрямую.

И как тогда в таком случае быть, ведь я не могу вписать в журнал кому был отписан тот или иной док-т? Графы в журнале пустуют, а при проверке что буду говорить вообще без понятия.

Укажите в инструкции по делопроизводству, что документы должны передаваться через службу делопроизводства для соответствующих отметок. Подскажите, должны ли регистрироваться анонимные письма, поступающие в организацию? Если нет, то каков порядок обращения с ними? Согласно п. Однако если в обращении содержится важная общественная информация, информация о противоправных деяниях, его необходимо передать в соответствующий государственный орган.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап — регистрация входящих документов.

Пожалуй, первое, чему учится секретарь на рабочем месте — регистрировать документы. Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию.

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр.

Как зарегистрировать входящий документ образец

Регистрация документов. Экспертиза ценности документов. Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет. Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов. Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.

Регистрация входящих документов

Регистрация входящих документов — обязательная процедура, не сложная, но очень ответственная. От того, насколько своевременно и правильно будет зарегистрирован документ, зависит качество и скорость принятия управленческих решений. Поэтому секретарю необходимо знать все нюансы регистрация входящих документов в делопроизводстве, чтобы они были исполнены в срок. В статье рассказывается, как правильно регистрировать входящие документы.

Деятельность любого работающего предприятия немыслима без корреспонденции. Многочисленная документация, заявления и служебная переписка требуют максимального внимания и сосредоточенности для фиксирования каждого документа.

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр.

Регистрация входящей корреспонденции. Как правильно регистрировать входящие документы с примерами

Рациональная организация документооборота — гарантия эффективного участия компании во внешней экономической жизни и своевременного поступления управляющих сигналов и обмена информацией внутри предприятия. Во внешней коммуникации компании особую роль играют исходящие документы — ответы на запросы или инициативные. Исходящие документы — это официальные документы, рассылаемые организацией как по своей инициативе, так и в качестве ответа на какие-то входящие документы и запросы.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 14. Регистрация документов. Подписание и утверждение документов.

И мы записали, что это — птеродактиль. А вышло, что это был птерозавр! Пришлось переписывать целую страницу! А ведь еще в детстве этим примером нам указывали, насколько важны аккуратность и порядок в регистрации входящей документации. Да, Иван Сергеевич, как истинный ученый, с некоторой пренебрежительностью отнесся к утомительной процедуре регистрации, назвав Вертера бюрократом.

Как правильно регистрировать входящее письмо

.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано.

.

.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: 019 - 1С:Документооборот. Делопроизводство обработка входящего документа
Комментариев: 3
  1. Любосмысл

    Дядя ты сам то понял что сказал ! Здохнуть на заводе ? ты шутиш ?Вот из за таких как ты мы и живем не густо!

  2. ciububbwe

    Вывод. Или топить это быдло или долго разбираться в судах (не факт что повезет).

  3. Милана

    Так вот собственно вопрос: Какой объём или вес максимально можно заказывать для одного человека одной посылкой. Например, до 100 грам серебра или до 30 грамм золота, или до какой то суммы итд.

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018-2019 Юридическая консультация.